[Bülten #41] COVID-19'a Karşı Tedbirler Hk.

COVID-19'a Karşı Tedbirler Hk.
13 Mayıs 2020 [Bülten #41]

Not: 13 Mayıs saat 16.00 itibarıyla...

Yeni Düzende Kaliteyi Yakalamak

2020 yılında yaşanılan pandemi salgını sebebiyle hayat durma noktasına geldi. Evde kalarak ve sağlığımıza dikkat ederek bu süreci geçirmemiz önerilmekte fakat bu süreç uzadıkça iş hayatı geri dönülemez zararlar görmektedir. Önümüzde 3 senaryonun mevcut olduğunu görüyoruz,

1) Aşı veya ilaç bulunacak ve hastalığın zararları minimuma indirilecek,
2) Virüs mutasyona uğrayıp zararsız hale gelecek,
3) Bulunduğumuz toplumun yüksek bir oranı bağışıklık kazanacak.

Bu 3 senaryoda eski düzenlerimize dönebiliriz gibi gözüküyor. Tabii ki de senaryolar çoğaltılabilir. Fakat bu senaryolardan farklı durumlar söz konusu olabileceği gibi, hangi senaryonun gerçekleşeceğini de öngöremiyoruz.

İş yaşamında ve finansal piyasalardaki belirsizliği, öngörülemeyen iniş çıkışları, kaotik yatırım ortamı ve kurum içi belirsizlikleri kabul etmemiz ve bu değişken ortama göre strateji belirlememiz gerekiyor. Fakat bu stratejiyi nasıl belirleyeceğiz?

Zaman VUCA zamanı. Evet son yıllarda aktif olarak kullanılan VUCA…

Volatitiliy=Değişkenlik
Uncertainty=Belirsizlik
Complexity=Karmaşıklık
Ambiguity=Muğlaklık

Bunlar, belki günümüz dünyasını anlatan 4 adet isim haline getirilmiş sıfattan ibarettir. Belki de yeni oluşturulacak iş stratejilerin temel taşları olarak kullanmamız gereken kavramlardır.

Tek tek bakacak olursak günümüz iş hayatında çevremiz sürekli değişkenlik göstermekte. Değişkenlik öngörü mekanizmalarının verimliliğini direkt olarak etkiler ve değişen şartlara daha hızlı uyum sağlanması gerekmektedir.

Geleceği görmekte zorlandığımız günlerdeyiz. Yarın bizleri neler beklediği belirsiz, projeler ve stratejik planlamalar gecikmekte veya iptal edilmektedir.

Verilerdeki veya durumlardaki karmaşıklıklar nedensellik analizini çok zor hale getirmekte ve hangi faktörün neyi tetiklediği tahmin edilememektedir.

Tüm sektörler benzer durumlarda. Etkin bir muğlaklık söz konusu ve bu kapsamda veriler doğru analiz edilemeyip başarısızlıklara yol açmaktadır.

VUCA dünyasında başarıyı sağlayacak faktörler ise planlama, hız, adaptasyon ve güvenden geçmektedir.

- Doğru ve etkili planlar oluşturulabilmeliyiz.
- Değişen şartlarda hızlı adapte olabilmeli ve karar verebilmeliyiz.
- Tüm paydaşlarımızda güven duygusunun zedelenmesini önlemeliyiz.
- Ayrıca doğru strateji ve başarı için Adaptif Liderlik ön plana çıkmaktadır.

Peki “Adaptif Liderlik” nedir? VUCA dünyasında başarılı yönetici nasıl olur? Günümüz gelişmeleri ve teknolojileri yöneticiler için hem avantaj hem de dezavantaj sağlamaktadır. Teknolojinin ulaşılabilirliği ile her türlü bilgiye erişim son derece kolaylaştı. Bu ne demektir? Problemlere çokça sayıda çözüm bulma şansı varken, çözüm önerisi sayısı kontrol edilemeyecek seviyeye çıkabilir demek istiyorum.

Yani kısaca her çalışanın bir fikri olduğu yerde etkin liderlere ihtiyaç duyulur. VUCA dünyasında öne çıkan ise adaptif liderlerdir.

Adaptif Liderler, doğru planlamalar yapabilmeli, hızlı karar verebilmeli, değişen koşullara adapte olabilmeli ve sorumluluğu altındakilerde güven duygusunu yaratabilmelidir. Çalışanın yetkinliklerine olduğu kadar duygusal zekâsına da önem vermelidir. Kendi duygularının bilincinde olduğu gibi çevresindeki insanların da duygularının farkında olmalıdır. Şu süreçte çalışanların negatif duygularına çözüm bulmaya çalışmalıdır. Asla ve asla çalışanlarda kaygı ve endişe gibi duygular yaratılmasına sebep olmamalıdır. Kaygı ve endişe yaratmamak için de gerçeklerden kaçınılmamalıdır. İnsanların duymak istedikleri ile gerçekleri ustalıkla harmanlayıp doğru yönlendirmeler yapılmalıdır. Gerçeklerin pek iç açıcı olmadığı şu günlerde “kurumsal adalet” sağlanmalıdır. Kaynak paylaşımı veya işten çıkarmalar günümüzde sıklıkla gerçekleşmekteyken, şeffaflık ve güven mutlaka sağlanmalıdır. Bunlarla beraber Adaptif Liderler, en başta kendisi olmak üzere bütün çalışanlarının gelişimine destek olmalıdır. Teknoloji yatırımlarında sürecin kalitesine, tercih edilen ürünlerin kalitesi kadar kullanıcı performansı da direkt etki eder. Örnek vermek gerekirse; çalışanlar yeni satın alınan bir yazılımın/donanımın kullanımını bilmiyorlarsa sürekli hata yaparlar. Çalışanların gelişimine önem verilmesi, bu süreçte olmazsa olmazlardandır.

Çözülmesi gereken problemlerden bir diğeri ise bugünlerde çalışma düzenlerinin nasıl olacağıdır. Yeni çalışma düzeninde 2 alternatif mevcut. Birincisi iş yerine gelerek çalışmalara devam etmek. İkincisi ise evden çalışmak. Evden çalışmak çoğu insanın bugünlerde tercihi fakat her iki alternatifte de kaliteyi yakalamak ve verimliliği en üst seviyede tutmak gerekmektedir.

Evden çalışma düzeninde kaliteyi yakalamak için:

- Öncelikle kurum kültürünü değiştirmek gerekebilir. Tüm çalışanlar iş yerinde olduğu gibi evden de aktif şekilde çalışılabileceğini bilmeli ve mevcut durum tatil gibi değerlendirilmemelidir. Çalışma arkadaşlarıyla, yöneticileriyle ve ilgili tüm paydaşlarıyla (müşteri, tedarikçi vb.) düzenli olarak iletişimde olmalı ve onlara gerekli bilgilendirmeleri yapmalıdır.
- İş Sağlığı ve Güvenliği hususlarının evlerde de geçerli olduğunu bilip, tüm ilgili çalışanlara bilgilendirme veya eğitimler verilmelidir.

- Çalışanlar için evde doğru çalışma alanları (gürültüsüz ortam, çalışma masası, koltuk vb.) yaratılmalı ve tüm gerek duyulan kaynaklar (iş telefonu, bilgisayar, internet vb.) mutlaka temin edilmelidir.
- Kişi ve kurum erişilebilir olmalı. Çalışanlar birbirleri ile mesai saatleri içerisinde rahatça iletişim kurabilmeli ve aynı zamanda ihtiyaç duyulan dokümanlara erişim sağlayabilmelidir.
- Senkron ve asenkron iletişim metotları (video konferans, online toplantı, mail, telefon konuşması, sohbet havuzları vb.) tanımlanmalı ve çalışanların katılımı için gereklilikler karşılanmalıdır.
- Çalışanların günlük yapacakları faaliyetler, düzenli olarak kendisi veya yöneticisi tarafından belirlenmelidir. Haftalık veya günlük iş planları oluşturulup, onaylatılmalıdır.
- İş planları yapılırken mesai saatlerinin aşılmamasına dikkat edilmelidir.
- Çalışanların bilgisayar başında geçirdikleri zamandan çok gerçekleştirebildikleri önemlidir. Bu yüzden esnek çalışma saatleri uygulanmalıdır. Verilen görevlerin eksiksiz ve zamanında yerine getirilmesi ana kriter olmalıdır. Günün hangi saat diliminde yaptıkları önemsenmemelidir.
- Esnek çalışma saati uygulamasının sürekli çalışma olmadığı anlaşılmalı, çalışanın iş yükü günlük olağan mesai gibi düşünülerek hareket edilmelidir.
- Destek elemanları (Çağrı merkezi, bilgi işlem destek personeli vb.) için mesai saatleri belirlenmeli ve bu saatlere bütün çalışanlar uymalıdır. Örnek olarak; 08.30-18.00 saatleri arasında 45 dakika çalışma, 15 dakika ara ve öğlen 12.00-13.00 aralığında mola gibi bir planlama yapılmalı ve herkesin uyması sağlanmalı. Sadece ilgili çalışanların uyması yetmemektedir. Empati yapılmadan belirlenmiş takvim dışı destek talepleri destek elemanlarının iş yükünü arttırmakta ve verimi düşürmektedir.

- Düzenli olarak (günlük veya haftalık) senkron birim toplantıları yapılmalı ve herkesin katılımı sağlanmalıdır. Bu toplantılarda yürütülen faaliyetler hakkında bilgilendirme yapılmalıdır. Bu toplantılar kayıt altında alınmalıdır.
- Oluşturulan iş planlarına uyum, üst yöneticileri tarafından düzenli (günlük veya haftalık) olarak kontrol edilmeli ve çalışana performansı hakkında geri bildirim yapılmalıdır.

Ve bu yeni süreçte iş yerinde çalışma hayatında kaliteyi sağlamak için:

- Öncelikle çalışanların sağlığının en önemli kriter olduğu unutulmamalıdır. Ve bütün planlar bu doğrultuda yapılmalıdır.
- Tüm çalışanlara sağlıklı yaşam ve uyulması gereken kurallar hakkında düzenli eğitim verilmeli veya benzeri bilgilendirmeler yapılmalıdır.
- Acil durum eylem planları belirlenmelidir.
- Şüpheli veya pozitif vaka tespit edildiğinde dolaylı veya direkt temas edilen kişiler, ilgili sağlık kuruluşlarına yönlendirilmeli, vaka pozitif olmasa dahil en az 14 gün evden çalışmaya geçirilmesi sağlanmalı ve temas edilen yerler dezenfekte edilene kadar ilgili alanlarda çalışmalara ara verilmelidir.
- Yetkiler tarafından belirlenen yaş, kronik rahatsızlıklar vb. kriterlere eksiksiz uyulması gerekmektedir. Hastaneler veya benzeri tehlike yerlerinde bulunmuş olan çalışanlar 14 gün süre boyunca evden çalışmalıdır.
- Yurt içi ve yurt dışı seyahat yasağı kalktıktan sonra bile çalışanın seyahatinin sona erdiği günden bir gün sonra başlamak kaidesiyle 14 gün boyunca evden çalışması sağlanmalıdır.
- Sosyal mesafe kuralına (1.5 m) uyulmalı ve ortak alanlarda toplu şekilde durulması yasaklanmalıdır.
- Kendisinin ve diğer çalışanların sağlığını bilinçli şekilde tehlikeye atan kişi(ler) cezalandırılmalıdır. Ceza maddesi açıkça tanımlanmalıdır.
- Çalışma yerlerine (yerleşke, bina, ofis vb.) girişler ve çıkışlar teker teker yapılmalıdır.
- Dışarıdan yapılan her girişte kişinin ateşi kapalı alanda olmak koşuluyla (açık alanda yapılan ölçümler hatalı sonuç vermektedir) ölçülmeli, mümkünse kişinin kıyafetlerinin ve çanta gibi eşyalarının dezenfekte edilmesi sağlanmalıdır. Bu doğrultuda piyasada satılmaya başlanan Dezenfeksiyon Kabinleri temin edilebilir. Giren kişinin iş yeri için ayrı ayakkabı veya kıyafet getirmesi sağlanabilir. İş yerinde kullanılan tüm kıyafetlerin sadece temizlenmesi amacıyla kontrollü şekilde dışarı çıkartılması ve kullanılmamış olması sağlanabilir. Bu ve benzer önlemlerin alınması gerekmektedir.

- Girişlerde kişilere günlük kullanacağı eldiven ve maske verilmeli, toplu kullanım alanlarında maske ve eldiven kullanımı zorunlu olmalıdır. Maske ve eldivenlerin zorunlu haller dışındaki değişimleri, 3-4 saatte 1 defa olmak üzere ayarlanmalıdır.
- Tercihen her ofiste sadece 1 kişi bulunmalıdır. Büyük ofislerde en fazla 9 metre kareye bir kişi olmak ve giriş/çıkış kapılarına 1.5 metre mesafe bırakılmak üzere yerleşim düzenleri ayarlanmalıdır.
- Kurum içi toplantılar senkron olarak gerçekleştirilmelidir.
- Tuvaletler her kullanımdan sonra dezenfekte edilmeli ve temizlenmelidir. Tuvaletlerin aynı anda kullanımı, sosyal mesafe ölçülerine uyacak şekilde olmalıdır. Kullanılan eldivenler eller yıkandıktan sonra değiştirilmelidir.

- Çay, kahve gibi ikramlar yapılmamalıdır. Otomatlar kullanılmalıdır. Çay ocağı ve mutfaklara erişim zorunlu haller dışında yasaklanmalıdır.
- Fotokopi makineleri, otomatlar, dezenfektan veya kolonya gibi ortak kullanımına açık olan materyallerin kullanımı bir görevli aracılığı ile sağlanmalıdır.
- Çalışma yerleri sürekli olarak havalandırılmalıdır. Klima ve benzeri havalandırma cihazları çalıştırılmamalıdır. Çalışma yerlerinin havalandırılması kapılar ve camlar açık olacak şekilde sağlanmalıdır. Cam bulunmayan ve havalandırma sistemleri kullanılan çalışma alanları izole bölümlere ayrılmalı ve birer kişiyi geçmeyecek şekilde çalışma düzeni sağlanmalıdır.
- Mesai saatlerinde giriş ve çıkışlar kalabalık oluşmasına engel olacak şekilde düzenlenmelidir. (Örnek olarak; 09.30-10.30 saatleri arası giriş, 15.30-16.30 saatleri arası çıkış.) Giriş ve çıkışlar birikimlerinin önlenebileceği şekilde belirli zaman aralıkları içerisinde olmalıdır. Çalışanların bunu 10.30’da mesai başlangıcı ve 15.30’da mesai bitişi olarak algılamamaları sağlanmalıdır. Bu doğrultuda birimlerin kendi mesai ve başlangıç ve bitiş zaman aralıkları belirlenmelidir.
- Toplu taşıma ile iş yerine ulaşım veya diğer yolculukların mümkün olduğunca en aza indirilmesi gerekmektedir. Çalışanlar için sosyal mesafenin sağlandığı servis olanakları oluşturulmalı veya kişisel araç kullanımının arttırılması için maddi destek sağlanmalıdır.

- 45 dakika çalışma ve 15 dakika mola düzeni (çalışma yerinden ayrılma ve geri gelme süreleri dahil) sağlanmalı ve çalışanların açık havada bulunması sağlanmalıdır. Mola sürelerinde çalışma yerleri havalandırılmadır.
- Açık alanda da sosyal mesafe kuralına uyulmalıdır.
- Öğlen yemekleri kapalı paketler halinde çalışanlara dağıtılmalı ve yemekhane ve benzeri toplu alanlar kullanılmamalıdır. Çalışma masasında veya başka bir alanda gruplar halinde olmayacak şekilde yenilip içilmesi sağlanmalıdır.
- Yiyecek ve içeceklerde C ve D vitaminin bulunması ve ılık su içilmesi önerilmektedir.

Öncelikle bir sağlık çalışanı değilim. Yukarıdaki maddelerin çoğaltabileceğini ve geliştirilebileceğini, fakat sadece kişisel fikirlerim olmadığını belirtmek isterim. Uzman kişiler ve yayınlanan ilgili dokümanlardan faydalanmış bulunmaktayım. Yazdıklarım ve benzeri uygulamalar ile yeni düzene ayak uydurmada çalışma hayatı kalitesini arttıracağını düşünmekteyim. Bu zorlu dönemden en az kayıpla kurtulabileceğimizi ümit ediyorum ve herkese sağlıklı günler diliyorum.

Öğr. Gör. Erdem Yücesan
T.C. İstanbul Kültür Üniversitesi
Kalite Yönetim Temsilcisi

İKÜ'DEN HABERLER

“Yerli Yeşil Yeni Bir Gelecek Hayali” E-Semineri

Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü, 12 Mayıs 2020 Salı günü saat 21.00’de “Yerli Yeşil Yeni Bir Gelecek Hayali” başlıklı bir e-seminer düzenledi. Etkinliğe konuşmacı olarak katılan Doç. Dr. Murad Tiryakioğlu, Yerli Yeşil ile ilgili projelerden bahsederek üretimin önemine değindi. Aynı zamanda katılımcıların sorularını da cevaplayan Tiryakioğlu, COVID-19 sonrası üretimde ve ticarette yaşanacak değişimlerden bahsetti.

“İzolasyon Sürecinde Neleri Keşfettik?”

İKÜ Kültür Noktası, 12 Mayıs Salı günü Psikoloji Bölümü mezunlarımızdan Uzm. Klinik Psikolog Nigar Çiçek’in konuşmacı olduğu “İzolasyon Sürecinde Neleri Keşfettik?” başlıklı bir etkinlik düzenledi. Kültür Noktası Kariyer Uzman Yardımcısı Füsun Gedik’in moderatörlüğünde @kulturnoktasi Instagram hesabı üzerinden gerçekleştirilen canlı yayında; içerisinde bulunduğumuz COVID-19 sürecinde evlerimizde vakit geçirme, kendimize-ailemize daha çok zaman ayırma ve aile bağlarımızı güçlendirme gibi konulara değinildi. Etkinlik, katılımcıların sorularının yanıtlanmasıyla sona erdi.

“İKÜ Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü DGS Bilgilendirme Semineri-2”

İstanbul Kültür Üniversitesi (İKÜ) Meslek Yüksekokulu (MYO), 12 Mayıs 2020 Salı günü İşletme Yönetimi Program Başkanı Öğr. Gör. N. Gözde Bircan, Program Danışmanı Öğr. Gör. Emine Anık ile Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü öğretim elemanlarından Arş. Gör. Nurten Çalışkan’ın konuşmacı olarak yer aldıkları “İKÜ Uluslararası Ticaret ve Finansman Lisans Bölümü DGS Bilgilendirme Semineri-2” başlıklı bir etkinlik düzenledi. Arş. Gör. Çalışkan; Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü’nün ders içerikleri, ÇAP-Yandal avantajları, Erasmus olanakları ve iş-kariyer fırsatlarına dair detaylı bilgiler verdi. Katılımcılar, seminer sonunda öğrencilerimizin Dikey Geçiş Sınavı (DGS) ile ilgili sorularını da yanıtladı.

“Havacılıkta Kariyer Semineri”

İstanbul Kültür Üniversitesi Meslek Yüksekokulu, 12 Mayıs Salı günü “Havacılıkta Kariyer Semineri”ni düzenledi. Uzun zamandır kabin amirliği yapan ve 2018 yılından beri pilotaj eğitimi alan Bilgen Abacı’nın konuşmacı olarak katıldığı etkinlikte, öğrencilerimiz ile havacılıkta kariyer konusunu üzerine detaylı bilgiler paylaşıldı. E-seminer, öğrencilerimizin sorularının cevaplanmasıyla son buldu.

Seminerin tamamını izlemek için…

Borçelik İcra Kurulu Üyesi Mustafa Ayhan, “Sanayi 4.0” Dersine Konuk Oldu

İktisat Bölümü, Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü ile Girişimcilik Bölümü öğrencilerinin aldığı “Sanayi 4.0” dersine, 12 Mayıs 2020 Salı günü Borçelik İcra Kurulu Üyesi Mustafa Ayhan konuk oldu. İktisat Bölüm Başkanımız Prof. Dr. Sinan Alçın tarafından yürütülen derste Borçelik’in Sanayi 4.0 uygulamaları hakkında örnekler veren Ayhan, öğrencilere kariyerleri konusunda da tavsiyelerde bulundu.

“Farklı Yeteneklere Sahip Öğrenciler için Uzaktan Öğretimde Farklılaştırma Eğitimi”

İKÜSEM Müdürü Öğr. Gör. Zafer Erkoç, 12 Mayıs 2020 Salı günü online olarak “Farklı Yeteneklere Sahip Öğrenciler için Uzaktan Öğretimde Farklılaştırma Eğitimi”nin ilk bölümünü verdi.

“COVID-19 Döneminde Dijital İletişim” E-Semineri

İstanbul Kültür Üniversitesi Sanat ve Tasarım Fakültesi İletişim Sanatları Bölümü, Hill+Knowlton Strategies İletişim Ajansı’nın Müşteri Yönetimi ekibinden genç iletişimci İbrahim Sami Saraç’ı öğrencileriyle buluşturdu. Halkla ilişkiler, etkinlik yönetimi ve medya yönetimi alanlarında görevler yapan İletişim Sanatları Bölümü 2018 yılı mezunlarımızdan İbrahim Sami Saraç, 12 Mayıs 2020 Salı günü düzenlenen “COVID-19 Döneminde Dijital İletişim” başlıklı etkinlikte tecrübelerini öğrencilerle paylaştı. COVID-19 salgını döneminde “Dijital İletişim” süreçlerine ilişkin gerçekleştirdiği sunumunu iki bölümde ele alan Saraç, halkla ilişkiler ajanslarının pandemi dönemindeki çalışma dinamiklerine değinerek müşteri beklentilerinin nasıl karşılandığını açıkladı. Sunumunda dijital iletişim çalışmalarına ve kampanyalarına dair detaylı bilgiler veren Saraç, aynı zamanda dijitalleşen iletişim süreçlerine ilişkin örnekler aktardı.

Not: Etkinlik linkine ulaşmak için fotoğrafa tıklayınız...

Dünyadan ve Ülkemizden Gelişmeler

Kesin Olgu: Türkiye (141 bin 475), Dünya (4 milyon 283 bin 885)
Ölüm: Türkiye (3 bin 894), Dünya (292 bin 619)
DSÖ Risk Değerlendirmesi: Küresel seviye – Çok Yüksek

Bu bülten; Genel Sekreterlik tarafından Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri Daire Başkanlığı katkılarıyla hazırlanmıştır.